Wikonia:Work-Tools (Projekt)/Evaluierung E-Mail

1. Zielsetzung

Bereitstellung einer wartungsarmen, stabilen und möglichst unabhängigen E-Mail-Lösung für alle offiziellen Projektkommunikationen. Priorität lag auf Zuverlässigkeit, einfacher Administration und möglichst wenig Eigenaufwand im laufenden Betrieb.

2. Evaluierte Optionen

A) Eigenes Setup mit Dovecot/Postfix (manuell)

• Vorteile:
  • Maximale Kontrolle über alle Komponenten
  • Bewährte Standardlösung, große Community
  • Technisch flexibel, anpassbar auf eigene Infrastruktur
• Nachteile:
  • Sehr hoher Wartungs- und Pflegeaufwand (insbesondere Updates/Security)
  • Fehleranfällig bei Konfigurationsänderungen
  • Keine integrierte Webmail-UI
  • Hoher Knowhow-Bedarf dauerhaft notwendig
  • Gefahr, dass Fehlkonfigurationen den Kernserver gefährden

B) Docker Mailserver

• Vorteile:
  • Containerbasiertes Setup, grundsätzlich flexibel
  • Modular aufbaubar
• Nachteile:
  • Keine Webmail-Oberfläche standardmäßig enthalten
  • Notwendigkeit, Webmail nachträglich und manuell zu integrieren
  • Mehr Administrationsaufwand als bei Komplettlösungen
  • Bei mehreren Containern steigt Komplexität schnell

C) Mail-in-a-Box

• Vorteile:
  • Einfache All-in-One-Lösung
  • Weit verbreitet, übersichtliche Einrichtung
• Nachteile:
  • Webmail basiert auf Roundcube (wird als nicht bedienfreundlich und unattraktiv bewertet)
  • Begrenzte Individualisierungsmöglichkeiten
  • Oberfläche optisch und funktional nicht überzeugend

D) Mailcow (gewählt)

• Vorteile:
  • Sehr gute Docker-Integration
  • Aktive Entwicklung, gute Dokumentation
  • Integrierte SOGo-Webmail (für uns deutlich angenehmer als Roundcube)
  • Übersichtliche, moderne Web-UI für Userverwaltung
  • Wartungsarm, viele Aufgaben automatisiert
  • Eigenständiger Betrieb, ohne Kerndienste zu beeinträchtigen
• Nachteile:
  • Komplettlösung mit festen Komponenten, weniger „Bastelfreiheit“
  • Leichter Mehraufwand bei initialer Einarbeitung in das Paket

E) Externe Anbieter (Gmail, Posteo etc.)

• Vorteile:
  • Kein Eigenbetrieb notwendig
  • Ausfallsicherheit meist hoch
• Nachteile:
  • Datenschutzprobleme
  • Keine direkte Kontrolle
  • Keine tiefe Integration mit eigener Infrastruktur
  • Hohe Abhängigkeit vom externen Dienstleister

3. Entscheidung und Begründung

Nach Prüfung der Optionen wurde Mailcow als Gesamtlösung ausgewählt. Ausschlaggebend waren die gute Wartbarkeit, das integrierte Webinterface mit SOGo sowie die Möglichkeit, das gesamte Mailsystem containerbasiert und unabhängig vom Kernsystem zu betreiben. Insbesondere im Vergleich zu Mail-in-a-Box und Docker Mailserver bietet Mailcow eine rundum überzeugende Administrationsoberfläche und einen geringen Pflegeaufwand. Externe Anbieter und reine Standardsetups wurden aus Gründen der Sicherheit, Kontrolle und Integration ausgeschlossen.